Callcenter past akoestische verbeteringen toe

Problemen met het achtergrondgeluid van telefoongesprekken gevoerd door collega's in een callcenter van een energie leverancier leiden tot klachten bij het telefoonteam en de klanten.

Allkoestiek wordt ingeschakeld om te adviseren en op korte termijn een oplossing te realiseren. Vol energie gaan we hiermee aan de slag...

In opdracht van de firma MAINEnergie heeft Allkoestiek een akoestisch onderzoek verricht in de open kantooromgeving van het telefoonteam. Het betrof hier 7 werkplekken op een onderlinge afstand van ca. 2 meter waar gesprekken met potentiële klanten worden gevoerd. Het probleem hierbij was de storende hoorbaarheid van telefoongesprekken van collega's op de achtergrond.

Het gebouw waar het kantoor is gevestigd is een typisch voorbeeld van de hedendaagse loftarchitectuur. Hoge ruimten, betonnen vloeren en plafonds, gestuukte wanden gecombineerd met staal en glas. Verder een minimale inrichting in een industriële look met installaties in het zicht. Bij elkaar de ideale optelsom voor een slecht akoestisch klimaat in een werkomgeving.

De opdrachtgever was al enige tijd op zoek naar een oplossing en had in eigen beheer ook al een aantal maatregelen genomen. Zo had men losse keerschotten (baffles) opgehangen aan de elektragoten boven de werkplekken, houten opzetschermen geplaatst op de bureaubladen voorzien van geprofileerde pyramideplaten en de vloer in het gehele kantoor voorzien van laagpolige tapijttegels.

Omdat al deze maatregelen bij elkaar toch niet het gewenste effect gaven ging men op zoek naar een partij die hierin praktijkgericht zou kunnen adviseren in combinatie met een snelle realisatie van conrecte oplossingen. Zoals Directeur Jeffrey Voorsluijs het zelf aan de telefoon verwoordde: "Het wordt tijd voor het inschakelen van een akoestisch specialist".

Allkoestiek kreeg de opdracht voor het uitvoeren van een nagalmtijdmeting met rapportage en advies. Los van de ruimte waar het telefoonteam werkzaam is werd tegelijkertijd ook gemeten in alle overige algemene ruimten, kantoren en vergaderruimten, omdat het vermoeden bestond dat ook hier de nagalmtijden aan de hoge kant waren. Hierbij is alvast een voorsprong genomen op toekomstige akoestische maatregelen. Dit alles binnen het vaste voordelige All-in tarief.

De wensenlijst van de opdrachtgever zag er als volgt uit:

- Garantie op de resultaten.
- Korte termijn advies en realisatie van het grootste knelpunt (callcenter).
- Complete levering en montage (ontzorging).
- Zoveel als mogelijk (her)gebruik van al aangeschafte absorptiematerialen.
- Terugbrengen van esthetische looks (minimalistisch).
- Stappenplan naar de toekomst voor verdere optimalisatie van de andere ruimten.
- Geen bouwkundige beschadiging van het gebouw (i.v.m. huursituatie).
- Betaalbare oplossing.

De oplossing werd gevonden in het hergebruik van de keerschotten op de wand en het herpositoneren van de bureau's in het callcenter. Vervolgens werden Allceiling® akoestische elementen "zwevend" opgehangen aan speciaal voor dit projekt op maat gemaakte draagprofielen waardoor er niet geboord hoefde te worden in de betonnen plafonds. Het resultaat was een ruimte met meer lichtopbrengst, een rustig interieur en een prima akoestiek om in te bellen. Dit alles binnen 2 weken na het eerste telefoontje.

Hieronder de reactie van de opdrachtgever op onze vraag hoe, na enkele weken gebruik,
de tot nu toe genomen maatregelen worden ervaren:

Beste Mike,

Het gaat behoorlijk goed met de akoestiek in het kantoor. Ik hoor van de sales geen enkele klachten meer. Wel zullen wij het kantoor vanaf mei fulltime gaan gebruiken met een afdeling IT mensen en de verkopers meer gespreid over de week, wellicht komen er dan wel weer klachten.

Ik hou de opties in gedachten en laten wij binnenkort maar weer eens contact hebben.

Nieuwsbericht op jullie site is akkoord, link naar onze website graag.

Met vriendelijke groet,

Jeffrey Voorsluijs
Directeur

Naschrift:
In maart 2011 heeft Allkoestiek in opdracht van MAINEnergie nog een 3-tal andere kantoorruimten mogen voorzien Allceiling®, akoestische elementen evenals een vergaderruimte en de centrale verkeersruimte.

Het kantoor van MAINEnergie
is vanaf nu 100% akoestiek proof !